Kişisel Veri Envanteri Nedir?
30.12.2017 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 4. maddesinin 1. fıkrası (h) bendinde belirtildiği üzere;
"Kişisel veri işleme envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri," ifade eder.
Kişisel Veri Envanteri hazırlama bizim için bir yükümlülük müdür?
30.12.2017 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 5. maddesinin 1. fıkrası (ç) bendinde belirtildiği üzere;
"Sicile kayıtla yükümlü olan veri sorumluları, Kişisel Veri İşleme Envanteri hazırlamakla yükümlüdür. Sicil başvurularında Sicile açıklanacak bilgiler Kişisel Veri İşleme Envanterine dayalı olarak hazırlanır."
30.12.2017 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 5. maddesinin 1. fıkrası (ç) bendinde belirtildiği üzere;
"Sicile kayıtla yükümlü olan veri sorumluları, Kişisel Veri İşleme Envanteri hazırlamakla yükümlüdür. Sicil başvurularında Sicile açıklanacak bilgiler Kişisel Veri İşleme Envanterine dayalı olarak hazırlanır."
Kişisel Veri Envanteri içeriğinde neler yer almalıdır?
- Veri Kategorisi
- Kişisel Veri İşleme Amaçları ve Hukuki Sebep
- Aktarılan Alıcı/Alıcı Grupları
- Veri Konusu Kişi Grupları
- Kişisel Verileri İşledikleri Amaçlar için Gerekli Olan Azami Muhafaza Edilme Süresi
- Yabancı Ülkelere Aktarımı Öngörülen Kişisel Veriler
- Veri Güvenliğine İlişkin Alınan Teknik ve İdari Tadbirler.
Kişisel Veri Envanteri ne işe yarar?
- Kanuna aykırı bir kişisel veri işleme durumu olup olmadığının kolayca tespitini sağlamaya,
- Kişisel veri işleme faaliyetlerinin Kanuna uyumu ile ilgili veri sorumlusunun bir tür kendi kendini denetlemesini sağlar.
Kişisel Veri Envanterinin faydaları nelerdir?
- VERBİS Bildirimi yaparken,
- Açık Rızanın kapsamının belirlenmesinde,
- İlgili Kişi Başvurularının yanıtlanmasında,
- Sözleşme Hazırlanma esnasında
- İlgili Politika ve Dokümanları hazırlamada
- Aydınlatma Metinleri hazırlamada Kişisel Veri Envanteri bize kolaylık sağlar.Aynı zamanda da işlemlerin doğru ve bağlantılı şekilde olmasını sağlar.
- KVK Kurumu Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlama Rehberi 1 için tıklayınız.
- KVK Kurumu Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlama Rehberi 2 için tıklayınız.
Kişisel Veri Envanteri İşleme Formu 1 için tıklayınız.
Kişisel Veri Envanteri İşleme Formu 2 için tıklayınız.
AÇIKLAMA
Envanter hazırlanmasında envantere başlamadan önce Komisyon Raportörüne danışılması ve sürecin sağlıklı şekilde ilerlemesi konusunda önem arz etmektedir.
Kişisel Veri Envanteri İşleme Formu 2 için tıklayınız.
AÇIKLAMA
- Form 2'yi kullanacak birimler (İlgili Fakülte/Yüksekokul... birimlerin bünyesinde bölüm başkanlığı gibi alt birim olması durumunda bu form kullanılacaktır.)
- Yukarıda bulunan formlar arasında fark olmayıp sadece kolaylık sağlansın ve anlaşılması bakımından ayrılmış olup, sadece alt birim kısmı eklenmiştir.
- Bu forma ilgili birimler tarafından tüm iş akış şemaları/süreçleri dikkate alınarak kişisel veri işlenen kategorilerin belirlenmesi ve bu kategorilerden hangi kişisel veriler işlenmekte olduğu belirtilmelidir.
- Yukarıda bulunan envanter rehberleri dikkate alınarak ve WEB sayfamızda bulunan kanun, yönetmelik ve tebliğler ışığında envanterler hazırlanmalıdır.
Envanter hazırlanmasında envantere başlamadan önce Komisyon Raportörüne danışılması ve sürecin sağlıklı şekilde ilerlemesi konusunda önem arz etmektedir.