Öğrencilerin sağlık raporları yazıların ekinde elektronik sisteme yükleniyor. Bu raporlar kişilerin dosyasında saklanıyor. Belirli bir süre sonra imha mı edilmeleri gerekiyor?
Bu bilgiler öğrenci özlük bilgisi olarak kabul edilmektedir. Arşiv hizmetleri hakkında yönetmeliğin 4 Maddesinin c bendinde
Arşivlik Malzeme: "(b) bendinde sayılan her türlü belge ve malzemeden, zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmamış olanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Kurumun gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, sözleşmeler, her türlü soruşturma ve dava dosyaları ile maaş bordroları, tapu ve benzeri özellik arz eden belgeleri" şeklinde ifade edilmiştir.
Ayrıca Kastamonu Üniversitesi Kişisel Verileri Koruma Komisyonu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası hazırlamış ve bu doğrultuda Kişisel Verileri Saklama Sürelerini Gösterir Çizelge düzenlemiştir. Bu çizelgede "Özlük Dosyası Oluşturma (Çalışan-Öğrenci, Sürekli İşçi) Faaliyetler Kapsamından İşlenen Veriler" başlıklı sürecinde veriler 101 yıl saklanması gerektiği ifade edilmiştir. Kişisel Verileri Saklama Sürelerini Gösterir Çizelge
Yukarıda bahsedilen bend ve Üniversitemiz Kişisel Verileri Saklama ve imha politikası gereği öğrenci özlük verilerinin 101 sene saklanması gerekmektedir.